Как избежать нестандартных ситуаций во время публичных выступлений

741

25.04.2022

Публичные выступления – неотъемлемая часть жизни многих экспертов. Мы выступаем перед большими и малыми аудиториями, проводим презентации, участвуем в дискуссиях и обсуждаем исследования.

Сегодня, в преддверии конференции AdTribune, которая пройдет в Алматы 2 июня, делимся рекомендациями Олеси Колесниченко, опытного спикера и PR-специалиста.

Олеся расскажет, как лучше подготовиться к выступлению, чтобы все шло по плану, выйти с достоинством из курьезных ситуаций и насколько важно постараться максимально предусмотреть различные риски.

Пустой зал

Оказаться в момент выступления в пустом зале, пожалуй, занимает первое место в рейтинге страхов пиарщика. Как-то на мою пресс-конференцию пришел один журналист и то только потому, что был в отпуске. Ситуация, мягко говоря, патовая. С одной стороны, у тебя заказчик и руководитель, перед которыми нужно будет потом отчитаться. С другой – пять спикеров в президиуме, и они ждут прихода журналистов здесь и сейчас.

Как я вышла из этой ситуации? Мне повезло, что в соседнем помещении шел ремонт. Я остановила стройку, со слезами на глазах умоляя рабочих пройти в зал и побыть какое-то время в роли журналистов. Конечно, по факту после мероприятия мы все отработали со СМИ – разослав пресс-релизы, фотографии, предоставили информацию для публикаций. Руководство, клиент и партнеры были довольны. Но я никогда не забуду тот комок в горле, который у меня стоял при виде пустого зала.

Эти рекомендации помогут вам минимизировать подобные риски:

  • Проверить информационную повестку дня. Если ваше мероприятие совпадает с каким-то более крупным или значимым, и есть риск, что все журналисты пойдут туда, — перенесите время или дату. Переиграть детали на этапе планирования легче, чем поспешно решать фактическую негативную ситуацию в состоянии стресса;
  • Подстраховать явку. Да, бывает так, что ваше или клиентское мероприятие не вызывает широкого общественного резонанса. Или четверо из десяти журналистов попросили выслать пресс-релиз по факту, отказавшись посетить событие. Но проводить вам его все равно надо. Если вы понимаете, что есть риск низкой явки гостей, — попросите своих знакомых прийти и побыть в зале. По крайне мере, вы сможете сделать достойные фотографии и по итогам отправить их вместе с пресс-релизом в редакцию. Да, возможно, это спорная профессиональная уловка. Но это лучше, чем выступать в пустом зале;
  • «Матч состоится в любую погоду». Этому меня в свое время научили профессиональные футболисты. Фраза означает, что спортсмены выйдут на поле, что бы ни случилось. Так и вы: пришел один журналист, а спикеров у вас пять, — проводите пресс-конференцию. Персональную и со всей отдачей так, как будто в вашем зале яблоку некуда упасть;
  • Не время искать виноватых. Кто виноват и что делать, у вас еще будет время разобраться. Но потом. А сейчас важно решить создавшуюся ситуацию. Если вы поменяете свое мышление с «У нас проблема» на «У нас есть возможность решить эту задачу», мозг в этот момент будет работать лучше и быстрее. Он и так в стрессе, не добавляйте его сознательно.

Исправность оборудования

Очень многое решает свет и звук. У вас может быть полезный контент и шикарная презентация. Но если микрофон не настроен или слайды плохо видно – впечатление от вашей речи может быть «смазано». Единственный способ предвидеть, насколько исправно работает оборудование – это найти возможность и проехать в зал заранее. Да, саунд-чек, а порой и полная репетиция, сейчас нужны и на бизнес-мероприятиях.

Тем не менее, проверка зала и оборудования не дает вам гарантии, что техника не выйдет из строя в ходе вашего выступления. В моей практике такое бывало, особенно когда я выступала от имени IT-бренда. Свет погас в самом начале выступления, на сцене происходили фееричные шумовые эффекты с микрофоном, «заедала» заранее проверенная презентация. Что оставалось делать? Шутить. «По закону судьбы именно у высокотехнологичной компании чаще всего бунтует техника». Примерно так.

Поэтому:

  • Проверяем зал и оборудование до начала мероприятия;
  • Заполняем возникшую паузу (шутим, рассказываем какой-то кейс или случай из профессиональной жизни, задаем публике вопросы, взаимодействуем с залом);
  • Продолжаем выступать в сложившихся условиях. Да, без презентации, звука и в темноте. Люди пришли на тему вашего доклада, на вас как на спикера/коллегу/эксперта, а возможно, и лично на вас, потому что вы им импонируете. Второй раз, когда починят оборудование, они уже не соберутся. Уважайте их время. Лучше вы сорвете связки, пытаясь докричаться до самого дальнего ряда, чем упустите контакт с аудиторией.

Вопросы из зала не по теме события

Даже опытные ораторы могут в таких случаях растеряться. Проверьте перед выступлением повестку дня, а также посмотрите список докладчиков. Возможно, кто-то из них затрагивает животрепещущую тему. А вы выступаете как раз после такого спикера, когда эмоции в зале еще не утихли.

На мой взгляд, если позволяют регламент, а также ваша собственная позиция и/или позиция компании, которую вы представляете, ответить на отвлеченный вопрос можно, а порой и нужно. Тем самым вы устанавливаете дополнительный контакт с задающим его человеком и даете ему еще один информационный повод.

Если вы не готовы или не можете ответить – не бойтесь корректно объяснять человеку, что его вопрос прозвучал не по теме дискуссии. Но вы сможете на него ответить в кулуарах или через письменный запрос на имя компании, если вопрос не совсем удобен или требует более серьезного ответа, нежели непринужденное общение. Только обязательно сдержите обещание.

Отдельной частью стоит отметить провокационные вопросы. Их основная цель – вывести вас как оратора на негатив или на эмоции. Ваша задача – удержать в этот момент почву под ногами и направить диалог в нужное ВАМ русло, озвучив СВОИ ключевые сообщения, т.е. заранее прописать список таких вопросов и ответов к ним. К примеру, на вопрос «Кого вы считаете своим основным конкурентом» ответить, что для вашей компании самое главное – предоставить качественный пользовательский опыт посредством своих продуктов или услуг.

Вас прервали, перебили

Выступая на конференции о роли креативных индустрий, я была не готова, что модератор задаст мне отвлеченный, не по теме форума вопрос, сразу после того, как меня представит. Откровенно говоря, в тот момент меня это очень сильно сбило. Вишенкой на торте стал тот же самый модератор, который оборвал меня на полуслове раньше отведенных 10 минут, ссылаясь на недостаток времени. Настроение было испорчено. Но каждая негативная ситуация – это возможность вынести для себя соответствующие уроки и не допустить подобного в будущем.

Что касается «недостатка времени» — просите, по возможности, ставить ваше выступление пораньше. Выступая последним, да еще и с модератором, который не выдерживает регламент, вы рискуете столкнуться с последствиями лишних минут, «отобранных» у вас предыдущими спикерами. «Экономить» то самое время будут на вас.

Что касается модератора, то ему можно ответить — «несмотря на то, что вы меня прервали…» и продолжить свою речь. Это позволит и самому не сбиться, и ведущему мягко объяснить, что не стоит так делать.     

Вы внезапно забыли текст

Даже у актеров, знающих свои роли наизусть, есть суфлер для таких случаях. Впрочем, и опытные спикеры подвержены элементарному волнению. Именно оно сказывается на вероятности неожиданно забыть собственную речь.

Репетировать, репетировать и еще раз репетировать. А потом еще раз репетировать перед зеркалом. И подготовить себе небольшую записку с ключевыми тезисами своего выступления. Она придаст вам уверенности,  ведь в любое время в листок можно заглянуть. В такой момент можно и нужно признаться аудитории, что вы просто забыли, такое бывает. Люди смягчатся и поддержат вас.

Выступления в онлайн-формате

Когда-то мне коллега сказал, что хорошее мероприятие – это свет, звук и ведущий. А для меня теперь еще и стабильный интернет, а также забота о том, чтобы все участники эфира обладали элементарными навыками пользоваться компьютером/смартфоном и программным обеспечением. Вроде, отключать микрофон в Zoom, когда не говоришь сам, большая часть уже более-менее привыкла. Важно потом вспомнить его вовремя включить J

Готовясь к онлайн-эфиру, проверьте заранее, сколько заряда осталось на ваших гаджетах, достаточно ли трафика на мобильном интернете (не у всех есть проводной интернет, скажем, дома), работают ли у вас камера и микрофон, как у вас обстоят дела с фоном (лучше светлый и однотонный), как вы будете смотреться в кадре (не мешают ли вам украшения, не слышно ли позвякивание браслетов в эфире, не падает ли вам на глаза челка). И снова – репетировать. Только уже вместе с организаторами, чтобы легче было сориентироваться в незнакомых вам программах или не перепутать ссылки подключения к эфиру.

В мой первый Instagram-эфир по техническим причинам я не смогла подключиться по видеосвязи, – мне пришлось общаться с аудиторией в комментариях. Ведущий направлял ход дискуссии, а я читала вопросы зрителей, и давала письменные короткие ответы. И даже тогда мы не отменили эфир, чтобы не потерять аудиторию. Хотя на репетиции все было в порядке J

Впрочем, надо отметить, что выступления перед аудиторией – это навык. И его можно «прокачать». Готовясь «завоевать» внимание слушателей, помните о том, что в первую очередь вы делитесь с ними опытом и знаниями. Самое главное, — сделать это с максимальной отдачей. И тогда вы даже не вспомните мелкие «шероховатости», ибо в этот момент вы отдавали частичку своего сердца и души, обмениваясь энергией с залом.

фото из личного архива Олеси Колесниченко